個人情報保護方針
株式会社システム機器販売（以下、「当社」という）は、ＩＴシステムの販売及び企画・設計・開発・運用支援の受託業務を行う特性から、個人情報を取扱う機会が増大しております。当社おいては、『個人情報の保護』の重要性を切に感じており、個人情報を保護することは社会的責務であると考えます。
当社では、事業の用に供する全ての個人情報を適切に保護するため、次の通り個人情報保護方針を定め、すべての役員及び従業員に周知徹底させ、個人情報の適正管理に努めます。
コンプライアンス・プログラム
1. 当社は個人情報に関する実践・遵守計画として「個人情報保護マネジメントシステム要求事項：JISQ15001」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、役員および従業員が一丸となって個人情報の適切な保護に努めます。
個人情報の収集・利用･提供
2. 当社は、お客様から個人情報を収集する場合は収集目的を明確に定め、その目的に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
3. 当社は、お客様からご提供いただいた個人情報を、業務委託先に預託する場合があります。業務委託に際しては、適切に個人情報を保護できることを条件として委託先を選定し、機密保持に関する契約を締結した上で行います。
4. 当社は、お客様からご提供いただいた個人情報を、お客様の同意がない限り第三者に提供いたしません。ただし、法令に基づく場合、国の機関もしくは地方公共団体による開示を要求された場合を除きます。
個人情報の適正管理
5. 当社は、お客様からご提供いただいた個人情報に対して、侵入、紛失、破壊、改ざん、漏洩、滅失、き損などの防止に努めます。また、個人情報の漏洩、滅失、き損等の事故が発生した場合は､すみやかに原因を追究し、是正を行います。
6. 当社は、従業員に対する教育啓発活動を実施するほか、個人情報を取扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
個人情報に関する法令･規範の遵守および内部規則の改善
7. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守する。本ポリシーを含む個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、その改善に努めます。
個人情報の安全管理措置
8. 当社は、取り扱う個人情報を正確かつ最新の状態で保管・管理するよう努めるとともに、個人情報の漏えい、滅失又はき損等を防止するため、適切な安全管理措置を講じます。
また、社員や委託先について、契約等により個人情報保護に必要な事項を義務付けるなど適切に監督します。
個人の権利の尊重
9. 当社は、本人からの保有個人データ又は第三者提供記録の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対してお客様窓口までご連絡頂くことにより、合理的な範囲で速やかに遅滞なく対応いたします。
10. 当社はお客様から頂いた苦情に対して、お客様相談窓口までご連絡頂く事により、速やかに対応致します。
2011年10月01日
株式会社システム機器販売
代表取締役 佐藤 裕治
制定日：2011年10月01日
更新日：2023年04月03日
個人情報の取扱いについて
1.個人情報取扱事業者の名称・所在地及び代表者氏名
名称：株式会社システム機器販売
所在地：〒170-0003 東京都豊島区駒込3-3-20 駒込トリオビル7階
代表者：代表取締役社長 佐藤 裕治
2.個人情報の利用目的
当社が利用する個人情報は、取得前に明らかにした利用目的の範囲内で利用し、その利用目的以外では使用致しません。
なお、一般慣行としての名刺交換、入退管理を目的に氏名記入の依頼など、取得の状況から利用目的が明らかな場合は、利用目的の明示を省略させていただく場合があります。
また、当社では業務の一部を社外へ委託する場合があります。
(1)お客様 及びお取引先の方に関する個人情報
・製品、サービスに関する情報提供・製品、サービスの販売、提供
・製品、サービス等のサポート対応
・お問い合わせ対応
・情報システムの設置工事、及びネットワーク構築
・情報システムの運用業務
・情報システム開発･通信機器の保守･修理サービス業務
・契約の履行
・商談、打ち合わせ、連絡
・当社施設の入退管理
(2)採用応募者の個人情報
・採用応募者への採用情報の発信、採用選考・当社の採用業務
(3)当社社員（退職者を含む）および従業者の個人情報
・人事・労務、報酬の計算・決定・支払、研修、解職・退職、その他の雇用管理、会社からの連絡等(4)当社の受託業務に伴い、委託元から提供された個人情報
・委託元との契約履行3.個人情報の第三者への提供について
当社は、ご提供いただきました個人情報を以下の場合を除き、第三者に提供することは致しません。
(1)ご本人の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4.安全管理措置
当社は、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん又は漏えい等を防止するために、個人情報を安全に管理し、セキュリティの確保・向上及び是正に努めます。
(1)基本方針の策定
・個人情報を適正に取扱うため、個人情報保護関連法令の遵守、質問および苦情処理の窓口等についての基本方針を策定しています。(2)個人情報の取扱いにかかる規律の整備
・個人情報の取得、利用、保存、廃棄等の取扱いに関する社内規程を整備しています。(3)組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う業務およびその利用者を明確化し、監査等により個人情報保護関連法令や社内規程の順守を定期的に点検・維持する仕組みを構築しています。(4)人的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する留意事項について、社員教育を実施しております。 営業秘密や個人情報の秘密保持に関する契約を当社社員ならびに委託先等の個人情報を取扱う関係者間で締結しています。(5)物理的安全管理措置
・個人情報等を取扱う建物やフロアの入退室管理、文書の持出し、保管時における施錠などの物理的管理措置を講じます。(6)技術的安全管理措置
・アクセス制御により取扱う個人情報の範囲および利用者を限定しております。・個人情報を取扱う情報システムを外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しています。
5.個人情報の開示等の請求
(1)開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報について
・当社が開示等の請求に応じることができる権限を有する個人情報（以下「保有個人データ」という）について、以下の事項について公表いたします。①お客様およびお取引先の方に関する保有個人データ
②採用応募者の保有個人データ
③当社社員（退職者を含む）および従業者の保有個人データ
(2)保有個人データの開示等に関する手続き
・利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示（以下「開示等」という）に関する請求等についてご請求が出来ます。当社では、次の手順で対応いたします。①開示等のご請求をする場合には、下記「6 当社の保有個人データの取扱いに関する苦情、相談等の申し出先」までご連絡をお願いします。 請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。ただし、次のいずれかに該当する場合は、保有個人データの開示、第三者提供記録の開示を行いません。
◆本人又は第三者の生命、身体又は財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
◆当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
◆他の法令に違反することとなる場合
②保有個データ人の訂正・追加・削除、利用停止・削除、第三者への提供の場合は、以下に記載した事由にあたる場合に限り、本人は請求を行うことが出来ます。
◆保有個人データの訂正・追加・削除
当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないとき
◆保有個人データの利用停止・消去を行う事由
当該本人が識別される保有個人データが個人情報保護法第18 条（利用目的のによる制限）もしくは法第19条（不適切利用の禁止）の規定に違反して取扱われているとき 又は法第20 条（適正取得）の規定に違反して取得されたものであるとき
◆第三者への提供の停止
当該本人が識別される個人情報が個人情報保護法第27 条第1 項（第三者提供の制限の原則）もしくは法第28 条（外国にある第三者への提供の制限）の規定に違反して取扱われているとき
③当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付の上、ご郵送ください。
住所：〒170-0003 東京都豊島区駒込3-3-20 駒込トリオビル7階
宛先：株式会社システム機器販売
個人情報に関するお問合せ窓口 担当宛
④開示等のご請求は、本人および代理人が可能です。本人または代理人であることの確認のため、以下に定める書類を添付のほどお願いします。
- 本人および代理人の提出書類（写真付きの公的機関発行の証明書写し書類）
- 運転免許証の写し
- 旅券（パスポート）の写し
- マイナンバーカード（表面）の写し
- その他本人確認ができる写真入りの公的証明書の写し
- 代理人に関する書類（代理人による請求の場合、上記書類の他に代理権を確認できる以下の書類）
任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
成年後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）
※必要書類に不明確な内容がある場合には、請求者宛てに確認のためお問い合わせさせていただく場合がございます。
⑤ご請求いただいた内容に対する回答または対応内容を記載し、電子メールにてご返信または「保有個人データの各種請求書」に記載された請求者の住所に郵送いたします。
6.当社の保有個人データの取扱いに関する苦情、相談等の申し出先
株式会社システム機器販売
個人情報保護責任者：笠井 隆之
住所：〒170-0003 東京豊島区駒込3-3-20 駒込トリオビル7階
E-mail：お問い合わせフォームをご利用ください。
電話番号：03-5567-0961
7.認定個人情報保護団体の苦情連絡先
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565/0120-700-779
URL：www.jipdec.or.jp/protection_org/
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません